Informointi henkilötietojen käsittelystä

Euroopan parlamentin ja neuvoston

asetus (EU) 2016/679

Rekisterinpitäjä

Novi puheterapia (2902536-7)

p. 041-8095033

s-posti: novipuheterapia@gmail.com

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Niina Aho

p. 041-8095033

s-posti: novipuheterapia@gmail.com

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Puheterapiapalveluiden suunnittelu, toteuttaminen ja laskuttaminen sopimuksen mukaisesti. Ei muita käsittelyn tarkoituksia.

 

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröidyn tai lapsiasiakkaiden kohdalla vanhempainvastuunkantajan nimenomainen suostumus.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot: henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti.

Muut yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti): vanhempainvastuunkantajat, päivähoito, koulu, asiakasta tutkineet ja hoitaneet tahot ja mahdolliset muut asiakkaan kanssa toimivat lähihenkilöt.

Rekisterinpitäjälle luovutetut asiakkaan tutkimus- ja hoitotiedot, asiakkaan toimintakykyä koskevat tiedot ja kuntoutussuunnitelma. 

Asiakkuuden aikana syntyneet tiedot: terapiasitoumus, puheterapeutin laadullisen- ja testimuotoisen arvion tulokset, puheterapiajakson suunnitelma, puheterapiakäyntien suunnitelmat ja toteutuminen, käyntimäärät ja käyntien kestot, käyntien toteutusympäristöt ja ajankohdat, valmistettu materiaali, puheterapeutin yhteenveto ja suositukset, asiakaspalautteet, laskutustiedot ja rekisteröidyn tai vanhempainvastuunkantajan suostumuksella nauhoitetut ja tallennetut videot ja nauhoitukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn ja vanhempainvastuunkantajien luovuttamat tiedot. Rekisteröidyn tai vanhempain vastuunkantajan suostumuksella asiakasta tutkineiden ja hoitaneiden tahojen, Kelan, päivähoidon ja koulun ja asiakkaan kanssa toimivien lähihenkilöiden luovuttamat tiedot.

Henkilötietojen luovuttaminen on sopimukseen perustuva vaatimus. Tietojen antamatta jättäminen voi estää palvelun kuntoutussuunnitelman mukaisen toteuttamisen.

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteröidyn tai vanhempainvastuunkantajan suostumuksella tai lain säännöksellä asiakasrekisterin sisällöstä voidaan rekisteröidyn henkilön osalta luovuttaa tietoja seuraaville tahoille: Kela, kuntoutussuunnitelman tekemiseen ja asiakkaan tutkimukseen ja hoitoon osallistuvat tahot, vakuutusyhtiö, sosiaalitoimi, Tikoteekki, päivähoito, koulu ja mahdolliset muut asiakkaan kanssa toimivat lähihenkilöt.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassapidettäviä. Niitä käsittelee ainoastaan rekisterinpitäjä.

 

Manuaalinen aineisto: säilytys lukitussa tilassa

Sähköinen aineisto: Rekisterinpitäjälle luovutetut tiedot ja asiakassuhteen aikana muodostuneet tiedot kirjataan sähköiseen Diarium potilaskortisto-ohjelmaan. Sovellus on selainkäyttöinen ja ylläpitopalveluun kuuluvat päivitykset ja varmuuskopiointi. Diariumiin 15.5.19 jälkeen luodut hoitojaksot ja niihin kirjatut tiedot siirretään pitkäaikaissäilytykseen potilastiedon arkistoon (Kantaan). Aikaisempien hoitojaksojen tiedot ja Kantaan ei siirrettävissä olevat tiedot säilytetään manuaalisesti. Tarvittaessa tietoja voidaan tallentaa myös muistitikulle tiedostoon pseudonymisointia hyödyntäen siten, että asiakkaan ja muiden henkilöiden yksilöinti- ja yhteystietoja ei ole kirjattuna ja tiedoston nimenä käytetään peitenimeä. Asiakas ja muut asiakkaan lähihenkilöt eivät ole tällöin tunnistettavissa ilman lisätietoa. Muistitikku ja toiselle muistitikulle tallennettu varmuuskopio säilytetään lukitussa tilassa. Kaikki muistitikulle tallennetut tiedostot on suojattu salasanalla. Tietoja käsitellään tietokoneella ja tabletilla, jotka on suojattu ulkopuolisilta käyttäjätunnuksella, salasanalla ja kaksiosaisella todennuksella. Tietokoneen ja tabletin käyttöjärjestelmäpäivityksistä ja tietoturvasta huolehditaan.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Potilastietojen säilytysajoissa noudatetaan sosiaali- ja terveysministeriön asetusta potilas-asiakirjoista

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, oikeus pyytää tietojen oikaisemista, poistamista ja käsittelyn rajoittamista. Oikeus vastustaa käsittelyä ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksen henkilötietojen käsittelystä milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Pyynnöt esitetään suoraan rekisterinpitäjälle. Pyyntöjen tekemisessä suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston laatimia ohjeistuksia (www.tietosuoja.fi). 

Jos rekisterinpitäjällä on perusteltua syytä epäillä pyynnön tehneen luonnollisen henkilön henkilöllisyyttä, rekisterinpitäjä voi pyytää toimittamaan lisätiedot, jotka ovat tarpeen henkilöllisyyden vahvistamiseksi.